각 단계별 구매 업무 유의 사항

안녕하세요.
깨알깨알이에요.

앞에는 구매절차에 대해서 알아봤는데요, 각 단계별 절차에 대해서 세부적으로 알아보는 시간을 가지려고 합니다!

각 단계별 구매 업무 유의 사항

구매요청서(POR : Purchase Order Request) -> PSM(Procurement Strategy management) -> 견적의뢰(RFQ :  Request for Quotation) -> 견적접수 -> TBE(Technical Bid Evaluation) -> After TBE RFQ -> CBE (Commercial Bid Evaluation) -> 발주 (PO :Purchase Order)

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○ PSM(Procurement Strategy management)
- 수의계약/경쟁입찰/공개입찰/협력적 계약 등 구매진행을 위한 전략을 먼저 파악이 필요하다.
- 구매요청서에 따른 적합한 공급망을 선정을 한다
: 해당 선정 시에는 왜 해당업체를 선정했는지를 고민해 보고 기입해 보면 좋다.
예) 공급업체의 Reference,  신용평가등급, 현금흐름등급

○ 견적의뢰(RFQ)
: 정확한 사양 정보 및 해당 입찰에 대한 진행단계를 사전에 공유하는 것이 법적인 문제를 피할 수 있다.
: 견적서 양식을 통일화하는 방법은 견적비교 시 시간 단축을 줄일 수 있는 방법 중 하나이다.

＊견적의뢰 시 아래와 같은 사항들이 같이 안내되어야 한다.
  1) POS 구매요청 사양서 [SPEC 및 수량]
  2) 납기일자
  3) 결제조건(현금결제 or 어음결제) / 대금지급결제일
  4) Packing 방법 / 운송방법
  5) 기타 보증증권 등 계약서 정보
  6) 견적마감일 [연장불가]
  7) 계약서 Sample

견적서를 받을 때는 Un-Priced / Priced  2개의 견적을 받기도 한다. 이때 Un-Priced 견적서는 TBE 의뢰할 때 활용한다. 그 외 기타 기술제안서 등 별도 회사별로 추가 필요 서류가 있으면 요청하면된다.

＊견적 시 유의사항
: 입찰경쟁을 진행할 경우 견적진행과정에 대해서 사전에 설명을 해주면 좋다.
  예를 들면 입찰경쟁을 진행하고 어떤 기준으로 업체 선정을 하고, 업체 선정 후에도 어떠한 사유에 의해서 발주취소 할 수 있음을 사전에 공지하면 추후 법적인 문제를 해결할 수 있다.

: 공정성 유지 - 특정업체에 특혜를 주어서도 안되며, 마감일을 특정업체에게만 연장을 해주는 등에 일은 공정성에 어긋나기에 주의해야 한다. 만약 마감일을 연장해야 한다면 모든 업체에게 동일하게 마감기한을 연장해줘야 하며 사유에 대한 안내도 충분히 전달해야 한다.

○ CBE (Commercial Bid Evaluation)
: 단순가격 비교를 하는 것이 목적이 아닌 우리가 요구하는 SPEC, 기타 조건들을 수용할 수 있는지를 종합적으로 평가하여 업체선정을 하기 위한 목적이다.
: 모든 공급자 동일한 비교가 가능해야 한다.

구매단계에서 특히 해당 업무를 중요시 여기는 편이다.
CBE 단계에서 지불조건, 계약조건, 품질, 리스크관리 확인을 통해 추후 발생할 법적인 문제를 피할 수 있다.

○ 발주 (PO :Purchase Order)
: 상호 간에 사전에 협의했던 내용을 기반으로 발주서를 송부한다. 이와 별개로 계약서를 추가 작성하여 같이 송부한다.